使用TAPD收集和同步业务方需求

很多人都知道“需求池”这个词,产品经理同行也会很热衷于交流大家如何维护需求池。

工作久了,我发现,产研与业务部门之间的矛盾,很大程度上来自于信息的不同步、不透明。业务方一口气提了N多需求,产研说收到了,然后就没下文了,或者等了很久才说,不好意思,需求排期耽搁了。业务方往往一脸问号,就这?你们这帮产研整天在干什么的,提个需求这么久都没做出来。。。

好嘛,你说这还不简单,我们搞个在线表格(腾讯文档、钉钉文档等),方便业务方登记需求,以及查看需求状态不就可以了么。

以上方式,确实有进步,但还不够。

首先,产研一般会有专门的系统来维护需求池,以及做项目迭代管理(典型如TAPD、Teambition、或者古老的JIRA),这样就变成既要维护一套业务方可编辑和查看的需求表格,又要在专门的系统里再录入一遍,还得两边维护需求状态一致。

其次,除了产研外,业务部门并不会经常来查看需求池,这意味着他们很难第一时间知晓需求的变动情况,要被动等我们人肉去通知他们。这就往往会产生“需求提了就如同石沉大海”的感觉。

好了,铺垫这么久,总算是要推出今天的主角了。

经过在两家公司的项目实践,我认为使用TAPD来收集和同步业务方提出的需求,是一个非常高效的做法。

TAPD以“项目”为基本协作单位,所以我们要单独创建一个项目,起个名字如“业务需求收集”或者“给产研提需求”这样简单易懂的。然后邀请业务部门的对接人(注意:建议每个业务部门自行选出一个需求对接人,专门对接产研)加入这个项目。

当业务方有需求时,需求对接人先找到具体的产品经理去聊大致的需求可行性,没啥大问题的话,需求对接人就可以登录TAPD,录入需求。

这里有个诀窍,就是使用TAPD的自定义功能,简化、定制业务方录入需求的操作。如:

加字段:因为业务方通常很关注需求上线的时间,所以我们可以给需求加一个“期望上线时间”字段,且必填;另外,为方便统计需求分布情况,也可以加需求提出部门输入框;

定制需求填写模板:为避免业务方提”一句话需求“,可以定制需求模板,提供一些示范文案作为指引;

开启消息推送:业务需求对接人登记了需求后,TA还关心啥?当然是需求的后续进展了,什么时候变成开发中,什么时候变成测试中,诸如此类的。

业务方需求对接人并不会每天登录TAPD来看进展,所以我们需要开启通知设置,例如上图,只要需求状态变了,就发邮件通知TA,有一种“事事有回应”的感觉有没有~

如果你经常用TAPD,看到这里估计会有疑问:这个项目是给业务方提需求的,那产研日常处理需求也是在这个项目么?

不。为了避免对业务方造成太多的信息干扰,这个项目就仅仅是给业务方登记需求用的。产研可以另外建具体的项目,然后从这个项目中用“复制”的方式将需求复制到自己的项目去。

说到这里,就又要介绍一个小诀窍了,那就是TAPD的需求(跨项目)复制功能。

复制操作本身不复杂,关键是请注意,将你自定义的字段,开启信息同步,这样原始项目中的需求自定义字段,才能复制到目标项目的需求中(前提:目标项目的默认需求模板也要提前配置好这些自定义字段)。

复制需求并开启信息同步后,产研就可以在自己的项目中愉快地干活了,需求的状态变动会自动同步回去原始项目,然后业务方需求提出人就会收到各种邮件提醒,TA就知道需求总算不是石沉大海了,确实有人在跟进。

最后,再次极力推荐大家使用腾讯TAPD作为需求和项目管理的工具(@腾讯,麻烦看到此文章请给我打钱谢谢~)。

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