电商后台系统改造项目笔记(5)销售订单模块

聊完了商品管理、采购与入库、库存管理模块后,我们总算可以直面销售订单模块了。

当前项目排期中,与前端App商城的对接还没排上议事日程,因此,本文默认为后台已经有待处理的销售订单数据,方便大家理解。

在我司的实际业务场景中,一个常规的销售订单,需要经过以下几个步骤:

  • 拆分快递包裹件数:一个订单可能包含很多商品,一个快递包裹不一定装得下,所以得人工拆分快递包裹。
  • 分配快递单号:根据订单的快递包裹数,分配好快递单号。
  • 导出拣货单:导出符合格式的拣货单,让顺丰仓库的工作人员按照单据来拣货。
  • 打印运单:将运单打印出来,交给顺丰的快递员去仓库拣货
  • 导入已出库拣货单:顺丰仓库的工作人员,回填带有实际发货数量、SN号信息的拣货单,我方将此单据导入系统,完成最终出库。

如果不需要SN号管理,那么我们的业务场景并不复杂。现在之所以效率低下、问题频出,就在于我司用ERP管理了从采购到出库的大小事务,但很多业务流程其实用WMS系统来管理更合适。ERP是从财务、资源统筹的角度来管理企业的,并不太适用于复杂多变的仓库操作。ERP本身系统较为封闭,和企业内部以及外部系统对接,费力不讨好。

吐槽完毕,继续分析。

目前,仓管同事在旧订单系统中,需要执行以下操作:

  • 手动导出待处理订单为一个Excel表格,手动拆分每个订单的包裹件数。
  • 利用顺丰提供的大客户端,导入订单Excel表格,获取运单号。
  • 从顺丰大客户端导出带有运单号的表格,导回旧订单系统,以便将订单号与运单号匹配起来。
  • 从旧订单系统导出拣货单,整理成符合要求的格式,然后通过邮件发送给顺丰仓库那边的工作人员。

旧订单系统会定时将订单数据同步给ERP系统,后者会生成自有格式的销售订单。仓管同事实际上是在ERP系统中进行出库操作的,你可以理解为旧订单系统就是一个“中转站”。什么是出库?如果不需要SN码的管理,我们可以简单认为,将拣货单发给顺丰之后,就算是商品出库了。但是呢,因为我们的核心产品是需要用SN码管理的,这意味着,我们必须等到顺丰仓库的快递员,将拣货单回填后通过邮件发给我们,我们再将带有SN的拣货单导入ERP系统,才能完成扣减库存数量和将SN标记为出库的动作,也就是我们仓管同事说的所谓“出库”。

在和仓管同事交流探讨过N次之后,我逐渐明白我应该怎么更高效地处理销售订单了。

首先,当我们启用新系统之后,旧订单系统和ERP相当于被这个新系统替换掉了。所以现在遇到的部分数据交换问题,就自然而然解决了。

其次,诸如拆分包裹件数、分配运单号等一系列操作,都可以用“波次”来管理,效率更高。所谓“波次”,是WMS系统处理订单的一个通用概念。将一批符合条件的待处理订单放到一起,集中进行发货出库处理,这就是一个“波次”。我的仓管同事们现在也是批量筛选出订单后进行处理,但他们没有意识到“波次”的概念,而且在现有的操作界面上也很不方便。

在波次的详情页,我们实现了以下功能:

  • 指定仓库分配库存:仓管同事提到,现有的订单库存分配方式比较曲折,希望能更直观和灵活。因此,我在波次详情页加入了指定仓库分配库存的功能,系统会自动获取默认仓库并进行库存数量上的分配,同时也允许人工换仓库、修改对应分配的库存。
  • 拆分快递包裹件数:将无法整除的包裹件数,让系统自动标识出来,方便仓管同事二次确认修改件数。
  • 分配快递单号:与顺丰进行系统对接,利用他们的下单接口,实现一键分配运单号的功能,无需用之前那种导出再导入的方式来匹配运单号。
  • 导出拣货单:按照仓管同事给的规则,系统自动将每个订单按照商品拆分成特定的行数,方便顺丰录入SN。
  • 打印运单:利用顺丰提供的接口,将快递数据与本地订单数据匹配后生成符合格式的运单并打印出来
  • 导入已出库拣货单:在波次中导入顺丰返回的拣货单,确认结束波次后,即可完成最终入库。

仓管同事耗时较多的环节是在拣货单表格的处理。由于SN商品有可能是一整箱发货的,顺丰那边扫描录入的就是箱号,而不是单个商品的SN号。我们在采购入库时已经录入了SN号和箱号的对应关系,故哪怕是只提供箱号,我们也能识别出一整箱商品包含哪些SN。

在编辑拣货单时,仓管同事必须明确每个订单包含多少整箱或者多少零散的商品,每一个整箱,在Excel中只需要占用一行即可。在《电商后台系统改造项目笔记(3)采购订单与入库单模块》一文中,我提过,供应商送来的商品,是区分采购单位的(我的仓管同事们喜欢称之为“大小包装”)。如,供应商生产的某型号POS机具,有50台/箱的包装,也有5台/箱的包装。假设有个客户下单买了110台POS机,那我们要怎么给他发货呢?其中一个原则就是“先大后小”,即,先分配两个50台/箱的,然后再分配两个5台/箱的。在这个例子中,这个订单在Excel表格中就需要空出4行,方便顺丰的拣货员扫描录入四个箱子的箱号。

这种格式的拣货单,如果人工编辑的话,很费劲。现在,我们能够让系统按照预定义的规则,在Excel表格中自动拆分每个订单的行数。我相信,光是这个改进,每天就能节省相当多的时间。

还有很多细节,限于篇幅,没办法详细描述。总之,以为“波次”为核心,将销售订单的各项操作流水线化,一步步往下走就可以完成整个流程。

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