电商后台系统改造项目笔记(3)采购订单与入库单模块

电商系统中的商品,从哪里来呢?除了自家生产的模式外,绝大部分自营电商,都是通过采购来获取商品,我司也不例外。

我司网上商城自营的商品,均委托供应商生产制造,然后送到仓库备货。目前,财务等部门使用ERP来处理采购订单,存在的问题有:

  • 之前的文章中提过的,缺少统一商品管理的问题
  • ERP负责产品序列号(SN号)的管理,这部分功能用起来比较繁琐

所以,在我们新的电商后台系统中,采购订单的功能必须从现有ERP剥离出来,包括SN管理,以及肯定会涉及到的库存管理功能。

采购订单基本的功能点不多,也不算复杂:

  • 供应商管理:维护一个统一的供应商列表
  • 供应商关联商品:这个功能不是绝对必须的,但考虑到如果商品种类越来越多的话,从全部商品的列表去寻找商品,会比较麻烦。所以,把供应商与商品关联起来,选择了供应商,就会带出对应的可选商品,缩小筛选范围,提高操作效率。
  • 采购订单增删查改:注意,一个采购订单只能选择一个供应商,如果在编辑的过程中更换了供应商,则需要清空之前已选的商品列表
  • 采购订单的审批:根据公司实际流程来做审批功能(目前先简化处理为一个审批按钮,后续考虑对接公司现成的OA审批功能)

采购订单都是线下打款,与财务系统对接的部分,是后续版本要完善的功能,此处就不展开了。向供应商下单后,供应商会按照约定送货到仓库。经与仓管部同事的交谈得知,实际的送货情形是:

  • 大部分时候会分批次送货,不会一次性送完(这意味着一个采购订单要支持多次入库操作)
  • 如果是有序列号的商品,供应商在送货时,会邮件同步对应的SN、箱号、生产批次、采购单位等信息(这部分信息要录入到我方系统)

我司只在顺丰仓库寄存商品,但没有在顺丰侧的系统中做入库操作(也就是说,顺丰无法在库存管控上与我方做系统对接)。所以,入库信息只能在我方系统中维护。

有采购,就会有入库。在这个版本的规划中,采购订单与入库单是紧密关联的。

一个审批通过的采购订单,可以关联多个入库单,实现分批入库的功能。每个入库单只能指定一个入库的仓库。

在商品数量关系上,采购订单的商品数对入库单有约束作用。如果采购订单包含的商品都入库完了,那就不允许继续通过入库单来入库。

如果只卖不包含SN号的商品,那我司的电商后台管控其实也不复杂。问题在于我司自营的商品,主力就是包含SN号的POS机,这是重中之重。

既然涉及到SN号的问题,那么商品的入库就不是简单的数量入库操作而已了,你得把对应的SN信息也录入系统。所以,在入库单中,除了数量信息外,我们还附加了SN导入的功能:

  • SN导入的数量必须与入库单中包含的对应商品数量一致
  • SN导入需要做验重校验(不能与已入库或已出库的SN重合)

Excel模板数据的导入导出,一直都不太受程序员欢迎,可能是因为表格处理起来会遇到很多奇奇怪怪的问题吧。

入库单完成之后,库存模块中对应商品、对应仓库的库存数量,就会随之增加。“库存”这个概念有点泛泛而谈,后续我们会做细分,实际上,通过采购订单入库单增加的库存,我们定义为“物理库存”(区别于商城前台界面展示给消费者看的那个“库存”)。

对于有SN号的商品而言,我们支持查询SN的来龙去脉,其中,“来龙”一般就是通过采购而来,SN可以关联到具体某个采购订单。

我司的另一个特色是,某些商品的采购是区分采购单位的。如,供应商送来的某批次POS机具,有可能是50台/箱,也可能是5台/箱。采购单位的区分,会在后续的库存分配发货环节用到。我想让研发在入库单模块支持识别与记录采购单位,但研发以“很难实现”为理由拒绝了,只好搁置,后续再议。这个问题,说重要,是因为仓库需要掌握不同采购单位的商品数量情况,说不重要呢,也有人认为,“只要知道库存商品总数就好了”。实际上,目前我司采用ERP的这一整套系统,也没能实现采购单位的管控,据我所知,仓管部是通过Excel手动来维护的。

以上内容,已经排期并由研发实现,测试部同事正在择日帮忙测试中,具体效果如何,还有待后续试运行环节,让仓管同事来反馈吧。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注